Wenn in der Verwaltung nur noch weitergeleitet, aber nicht mehr gesprochen wird – So gelingt Zusammenarbeit in der Kommune – auch unter Druck
Montagmorgen, 8:05 Uhr. Frau Krüger aus dem Fachbereich Soziales öffnet ihr Mailprogramm.
34 neue Mails – viele davon im CC. Es geht um ein gemeinsames Projekt mit dem Bauamt: den Umbau eines leerstehenden Schulgebäudes zur Tagespflegeeinrichtung.
Doch statt klarer Absprachen herrscht Funkstille.
Im letzten Jour fixe saß man sich gegenüber – aber niemand sprach die wachsenden Probleme offen an.
Jetzt stockt das Projekt. Keiner fühlt sich zuständig. Und alle sind genervt.
Die Stimmung? „Jede:r macht seins.“
Die Realität? Keiner weiß genau, wer was macht.
Die Folge? Reibungsverluste, Doppelarbeit, Frust.
Und irgendwann stellt sich die Frage:
- Wie verbessert man die Kommunikation in kommunalen Teams?
- Wie kann man die Zusammenarbeit und Kommunikation im Rathaus fördern
- Welche Rolle spielt die Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung?
Kommunikation in der kommunalen Verwaltung – warum sie oft leidet
Kommunale Verwaltungen sind historisch und strukturell entlang von Zuständigkeiten organisiert – nicht entlang durchgängiger Prozesse.
Das funktioniert gut, solange Aufgaben innerhalb eines Fachbereichs bearbeitet werden. Doch sobald mehrere Ämter zusammenarbeiten müssen – wie bei Projekten mit Schnittstellen zwischen Soziales, Bau, Jugend oder Finanzen – zeigen sich oft die Grenzen dieses Systems.
Typische Schwächen:
Schriftliche Kommunikation ersetzt echte Abstimmung
Führungskräfte kommunizieren nur vertikal, nicht horizontal
Informationen versickern – niemand fühlt sich verantwortlich
Kommunikation in der öffentlichen Verwaltung – Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1:
Ein Digitalisierungsprojekt scheitert, weil IT, Personal und Fachbereich nicht miteinander sprechen – jede:r hat eigene Vorstellungen und Zeitlinien.Beispiel 2:
In einer Amtsleitungskonferenz werden Konflikte angesprochen – aber nicht bearbeitet. Eine gemeinsame Linie nach außen fehlt.
Welche Kommunikationsfähigkeiten sind in der öffentlichen Verwaltung erforderlich?
Kommunikation ist in der Verwaltung nicht „nice to have“ – sie ist Schlüsselkompetenz für Steuerung, Führung und Zusammenarbeit.
Konkret heißt das:
Sachlich Klartext sprechen können, ohne Angriffsangst
Unterschiedliche Perspektiven aushalten und moderieren
Feedback geben und annehmen – jenseits von Hierarchie
Konflikte nicht vertagen, sondern klären
Wie können kommunale Führungskräfte die Kommunikationsfähigkeit im Team verbessern?
Gute Kommunikation beginnt bei der Führungskraft – aber nicht als Alleinverantwortung.
Sondern mit der Fähigkeit, Kommunikationsprozesse zu strukturieren und zu schützen.
Maßnahmen für den Alltag:
1. Rollen und Erwartungen sichtbar machen
Verantwortung beginnt da, wo Klarheit herrscht. Was erwartet der Fachbereich vom Querschnitt? Was die Leitung vom Team?
2. Transparente Rückmeldestrukturen etablieren
Nicht: „Wir sprechen irgendwann drüber.“
Sondern: „Wir klären Themen regelmäßig, verbindlich, mit Protokoll.“
3. Kommunikationsverantwortung benennen
Ein Projekt ohne Verantwortliche für den Kommunikationsfluss?
Ein sicherer Weg in die Krise.
Was ist wichtig bei der Kommunikation in der Kommune?
Gute Kommunikation heißt nicht, mehr zu sprechen – sondern klüger zu kommunizieren.
Drei Prinzipien kommunaler Teamkommunikation:
Verbindlichkeit statt Andeutung
Struktur statt „Miteinander reden“
Verantwortung statt Delegation
Welche Maßnahme der Kommune würde die Kommunikation verbessern?
Die wirkungsvollste Maßnahme: Eine strukturierte Kommunikationskultur etablieren.
Das heißt:
Feedbackrunden als fester Bestandteil von Projekt- oder Steuerungssitzungen
Führungskräfte-Coachings zu Kommunikationskompetenz
Teamkonfliktklärungen als aktives Steuerungsinstrument
Ein gemeinsames Verständnis davon, was gute Kommunikation in der Verwaltung bedeutet
Wie kann man die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Kommune fördern?
Verwaltungen sind keine Start-ups – aber sie müssen sich ähnlich dynamisch organisieren, wenn sie zukunftsfähig bleiben wollen.
Zwei Schlüssel:
Haltung:
Kommunikation ist nicht „zusätzliche Arbeit“, sondern Führungsaufgabe.
Struktur:
Kommunikation braucht feste Formate, Verbindlichkeit – und Zeit.
Verbessere die Kommunikation in deiner Kommune – einfache Tipps
Beginne jede Projektbesprechung mit einer Rollenklärung
Vereinbare: „Feedback ist Führungsroutine – kein Ausnahmefall“
Kläre: „Was ist ein informatives Gespräch – was ein abstimmendes?“
Dokumentiere Ergebnisse – immer!
Fazit: Kommunikation ist der Schlüssel zur Handlungsfähigkeit kommunaler Organisationen
Wer in der Verwaltung nicht klar kommuniziert, verliert Zeit, Ressourcen und Motivation.
Und wer das erkennt, kann handeln.
Denn:
Kommunikation ist kein Hindernis – sondern Hebel.
☑️ Jetzt handeln – und Kommunikation in der Kommune professionalisieren
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Autor: Matthias Wilhelm
Matthias Wilhelm ist Mediator und Rechtsanwalt
Spezialisiert auf Teamkonflikte:
Matthias Wilhelm ist ausschließlich auf die Klärung von Konflikten in Teams, Gruppen, Abteilungen, Gremien etc. spezialisiert. Durch diese Spezialisierung kann er maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die genau auf Ihre Situation zugeschnitten sind.
Branchenübergreifend:
Seine Spezialisierung sind Teamkonflikte, egal in welcher Branche. Matthias Wilhelm ist im öffentlichen Dienst genauso zu Hause wie in der Gesundheitsbranche und sozialen Berufen, im Handwerk und produzierenden Gewerbe, im Einzelhandel, in Versicherungen, Hochschulen, Kindergärten, Vereinen und, und, und. Schauen Sie sich seine Referenzen an und sprechen ihn an!
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Aufgrund der zentralen Lage Göttingens im Herzen Deutschlands nimmt Matthias Wilhelm bundesweit Aufträge an. Er ist regelmäßig in ganz Deutschland unterwegs.
Kollaborative Lösungsansätze:
Matthias Wilhelm fördert kollaborative Lösungsansätze. Dazu fordert er von den Mitarbeitenden die Übernahme der Verantwortung für die Klärung ihres Konflikts und beantwortet die Frage, was jedes einzelne Teammitglied konkret bereit ist beizutragen, um wieder ordentlich miteinander zu arbeiten.
Ach ja:
Matthias Wilhelm ist 1974 in Hannover geboren worden, verheiratet und hat ein Kind. Bekannt ist er u.a. aus: Handelsblatt, Süddeutsche Zeitung, ZEIT ONLINE, NDR Kultur, ntv.
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